A UFMG eliminou, na semana passada, cerca de 330 metros lineares de documentos – que correspondem a pouco mais de 1 milhão de folhas – de oito unidades acadêmicas e administrativas. A operação foi conduzida pela equipe da Diretoria de Arquivos Institucionais (Diarq).

Para realizar esse trabalho, o órgão segue regulamentação estabelecida pela Resolução 40, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), uma vez que todos os documentos recebidos e produzidos pela UFMG são públicos. O Conarq integra o Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), que tem a finalidade de implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à sua gestão, preservação e acesso.

Os documentos eliminados foram encaminhados para a Associação dos Trabalhadores em Materiais Recicláveis da Pampulha (Astermap), que firmou acordo com a Universidade para que sejam destinados apenas à reciclagem.

De acordo com a arquivista Júnia Terezinha Morais Ramos, vice-diretora de Arquivos Institucionais, é necessário cumprir todos os passos previstos pela resolução para a correta eliminação dos acervos, observando os prazos de guarda e classificação para possível descarte ou preservação. “O artigo 305 do Código Penal é bem claro ao determinar que a supressão de documentos públicos sem autorização é crime passível de reclusão”, alerta a arquivista.

Reciclagem

O processo tem início assim que as unidades enviam para a Diarq as tipologias dos documentos. Esse material é classificado e avaliado com o auxílio da equipe da Diretoria, que acompanha todo o processo. Uma listagem com itens para uma provável eliminação é elaborada e submetida à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da UFMG, responsável pela análise.

“Após a anuência da CPAD, a listagem é encaminhada para assinatura da reitora e, em seguida, para o Arquivo Nacional, que concede a autorização de eliminação”, afirma Júnia Ramos. Posteriormente, um Termo de Ciência de Eliminação de Documentos é publicado no Diário Oficial da União (DOU) e, após 30 dias, caso não haja interesse de algum cidadão por um dos documentos contemplados no termo de eliminação, a massa documental pode ser descartada. “A publicação no DOU visa divulgar a eliminação e assegurar que nenhum agente possa manifestar interesse futuro”, explica Júnia Ramos.

Os documentos eliminados foram encaminhados para a Associação dos Trabalhadores em Materiais Recicláveis da Pampulha (Astermap), que firmou acordo com a Universidade para que sejam destinados apenas à reciclagem. “Conduzimos todo o processo, desde o recolhimento nas unidades até a entrega do material na cooperativa”, esclarece a arquivista.

A Pró-reitoria de Graduação (Prograd) reuniu a maior parte do material eliminado – aproximadamente 220 metros lineares provenientes de atividades executadas de 1977 a 2015. “Com o descarte legal, evita-se o acúmulo desnecessário de arquivos e abre-se espaço físico para a acomodação dos documentos de guarda definitiva. Eliminamos para preservar”, sentencia Júnia Ramos.

Convocação de outra comissão de avaliação está programada para esta semana. Estima-se que a nova operação de eliminação seja ainda mais vultosa, com 1,3 mil metros lineares de massa de documentos, dos quais 1 mil é proveniente apenas da Comissão Permanente do Vestibular (Copeve). “Como há todo esse trâmite, da classificação até a publicação no DOU, calculamos que a operação ocorra em julho”, projeta Júnia Ramos.

Digitalização

A arquivista esclarece que a digitalização não é uma solução aplicável para a substituição dos documentos originais. “Esse assunto é sempre posto em pauta. No entanto, a Lei 12.682, de 2012, ainda vigente, estabelece que a digitalização de um documento não exclui a necessidade de guardá-lo em papel”, salienta a vice-diretora de Arquivos Institucionais.

A TV UFMG acompanhou a operação de eliminação dos documentos. Assista ao vídeo: