Trinta e quatro tipos de processos da área de recursos humanos – em assuntos como progressão funcional, designação de chefias, licenças para gestantes e remoção de servidores – já estão disponíveis em ambiente virtual após a adoção do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) pela UFMG. A previsão, segundo a Comissão Técnica de Implantação do SEI, é que, até o fim de 2019, cerca de 200 tipos de processos da Pró-reitoria de Recursos Humanos (PRORH) já tenham migrado e que as pró-reitorias de Administração (PRA) e Planejamento (Proplan) já tenham iniciado a transição.
A estimativa é que, até o final do trabalho de implantação, 300 tipos de processos estejam tramitando por meio do SEI. Estão sendo incluídos, a princípio, processos internos à UFMG que, preferencialmente, possam ser implantados em forma digital, com tramitação exclusivamente em meio eletrônico. Aqueles que já se utilizam de ferramentas informatizadas não serão migrados. Os processos que já estão tramitando em papel provavelmente chegarão à sua conclusão nesse formato.
Desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF-4), o SEI foi sugerido no âmbito do Processo Eletrônico Nacional (PEN). O Decreto 8.539, de 2015, determina o uso do meio eletrônico para a tramitação de documentos, lançando mão de programas de código aberto, preferencialmente. Os sistemas adotados devem conter mecanismos de verificação de auditoria e integridade dos documentos e possibilitar integração de órgãos e instituições. Melhorar o desempenho e a produtividade, aumentar a agilidade e a satisfação dos usuários e reduzir custos são os objetivos principais da iniciativa. Os órgãos que adotam o SEI não estão autorizados a alterar o programa, mas podem desenvolver módulos à parte e submeter ao TRF-4 para homologação.
Melhorar o desempenho e a produtividade, aumentar a agilidade e a satisfação dos usuários e reduzir custos são os objetivos principais da iniciativa.
“A adoção do Sistema Eletrônico de Informações implica mudança de paradigmas, rompendo, por exemplo, com a tradicional tramitação linear, inerente à circulação de papéis. Ele torna possível a realização, em paralelo, de atividades não conflitantes em um mesmo processo. Várias unidades podem receber demandas simultâneas”, afirma a vice-diretora do Cecom, Karina Flaviana Ribeiro, que preside a Comissão Técnica de Implantação do SEI.
Pop-ups e palavras-chave
O sistema reúne recursos que contribuem para entender como funciona a ferramenta, como pop-ups chamados de ajuda sensível ao contexto. A digitação de palavras-chave, como progressão ou licença, leva ao tipo de processo procurado. Os processos já estão classificados, o que facilita o caminho do usuário.
Após iniciar um processo, é permitida ao usuário a inserção de documentos internos ou externos. Os internos estão baseados nos formulários que estavam disponíveis no site da PRORH. Os externos são aqueles que devem ser digitalizados (diplomas, certificados de cursos, entre outros).
“Os formulários foram desenvolvidos para orientar os usuários em suas ações – indicam, por exemplo, o setor para o qual enviar um processo. Outra funcionalidade é o registro do histórico de todas as operações inerentes ao processo”, informa o administrador Marcelo Lacerda, também lotado no Cecom e integrante da Comissão Técnica. A assinatura no SEI é feita por meio da utilização dos conjuntos de login e senha dos usuários no ambiente minhaUFMG, o que propicia mais comodidade.
“Os novos procedimentos certamente vão tornar mais fácil a vida dos servidores, apesar de eventuais dificuldades iniciais ao lidar com o SEI. Colegas de instituições que adotaram o sistema há mais tempo garantem que não conseguem imaginar voltar ao trabalho nos antigos moldes”, afirma Lacerda.
Flexibilidade
Segundo Karina Ribeiro, o SEI não configura uma ferramenta de workflow – ou seja, não implementa a automação de um determinado fluxo de trabalho. “Por não implementar um workflow, o SEI proporciona flexibilidade, atendendo, de forma rápida, novas necessidades e demandas”, diz. O sistema possibilita ainda a criação de uma base de conhecimento que serve de apoio ao usuário que tem dúvidas sobre como proceder no processo.
“O SEI proporciona ao interessado acesso aos detalhes do andamento do processo que iniciou ou em que está atuando. Essa transparência confere tranquilidade e segurança a todos os envolvidos e à própria instituição”, continua a vice-diretora do Cecom, ressaltando também o ganho de tempo na tramitação dos processos, que vai beneficiar toda a comunidade, mas, de forma ainda mais significativa, os servidores e administradores dos campi mais distantes da Administração Central, como o do Instituto de Ciências Agrárias, em Montes Claros.